DOT RANDOM CONSORTIUM PROGRAM

What is a Consortium? 

A Consortium is a group of companies working together with the same common objective of achieving the annual 

minimum required drug and alcohol random testing rates established by Department of Transportation (DOT) for the  given calendar year.   

 

2018 YTD Consortium Pool Average Size (Subject to change without notice) 

 

Number of Companies: 158 

Participants/Employees:  1390 

How does this program work?

Below are the steps followed in the management of the DOT Random Consortium Program, however we also offer

testing and programs for Non-Regulated employers.  

To compliment any employer’s random testing program, we offer our full TPA service, which includes the monitoring

of Pre-employment, Post-Accident, Reasonable Suspicion, Return to Duty, and Followup testing. Monitoring testing 

provides the employer access to statistical data which is an essential part of measuring the effectiveness of a

company’s substance abuse testing program.  

 

As subject matter experts, we also provide assistance with Policy Writing & Implementation, Supervisory Training

and other essential tools in areas of implementing a drug free work-place. 

 

Selection Rates 

Consortium random selections take place at Midwest Occupational Health Management Services, Inc. (MOHMS), on a quarterly basis (4 times a year) in compliance with Department of Transportation Federal Regulation required testing

rates for controlled substances and alcohol per calendar year. Each participating member has an equal chance of 

being selected 1-4 times per year, or might never be selected. 

 

Random Selection Method 

When choosing participants for a random test, the computer uses a basic and complete method to ensure unbiased 

selections. It is a double blind selection method one in which neither the administrators nor the participants can

predict or affect the outcome. Sometimes participants challenge a particular random selection or even the entire 

process. This drug testing compliance software utilizes an exclusive system called RandSel Tracking that records 

actions that could affect the outcome of any random selection. The RandSel Tracking system has proven itself in

every challenge to date. 

 

Updating the Pool 

Prior to a selection taking place, MOHMS provides the Designated Employer Representative (DER) the most recent list available of eligible employees enrolled in the random pool. The list of names must be verified and signed, noting 

that the list is correct and/or noting corrections (additions or deletions). If the list is not returned within 5 days from 

submission date, MOHMS will assume that no changes are to be made, and will proceed with selection process.  

 

Updates must be return to MOHMS in writing via fax or email (requesting pool changes over the phone or voicemail is  not  acceptable).  Requests  to  add  new  employees  in  to  the  consortium  pool  cannot take place unless 

the employee(s)  has  had a negative  post offer or  baseline  result  on  file  within  last  30  days  

from  date of  request (exception applies to  employees who have been actively participating in another consortium 

program and are transferring the MOHMS Consortium). 

 

Employee Notification 

After a selection takes place, the company DER is provided with notification form(s) for each selected employee. 

Notification forms must be given to the employee(s) selected only on the day that he/she is to be tested. In the 

event the DER is among the employees selected, he/she must report immediately for testing once the notification 

form is received.  Employees  selected  for  Alcohol  testing  must  report or  testing right before, during, or right

after performing  safety  sensitive  functions.  DER  must comply  with  having  all  selected employees tested within  the designated selection period (prior to end of each quarter). Repeated negligent actions with maintaining 

compliance and/or not following proper testing procedures may result on employer/company removal from the 

Consortium program. 

 

Testing 

Individuals selected for testing are to report to the previously assigned medical facilities for testing; only pre-assigned medical facilities are guaranteed to have the certified personnel and equipment to perform testing as per 

DOT guidelines.  Based on  the  number of employees  selected, the employer may choose to perform on-site 

collections/testing; this service can be arranged through MOHMS, or with the employer’s medical facility of choice. 

 

Results

 

DOT specimen results (to include negative, positive and adulterated specimens) are reviewed by the testing provider’s Medical Review Officer (MRO) of choice.  Once the review is complete, final results are released to the DER by the established testing provider (either by MOHMS or the clinic providing the testing service). Results are provided to only the authorized DER(s) via the preferred and secure method of communication. 

 

Record Keeping 

Documentation pertaining to the drug and alcohol-testing program is maintained, in a secure location 

with controlled access, according to DOT guidelines. Negative Results are stored for 1 year, and positive findings are 

stored for 5 years. MOHMS serves as gatekeeper of results when specimens are processed by MOHMS preferred SAMHSA laboratory of choice. 

 

 

Statistical Reports 

DOT Random Statistical reports are provided to all consortium members on a quarterly basis.  Annual Management

Information System (MIS) reports are available to only MOHMS full-service TPA clients.  

 

 

Random Management Fee 

Management fee is a one-time per calendar year service charge.  No refunds for early pool withdrawals; fee applies 

to individuals who participate in the pool for at least one selection period –Management fees do not include testing 

fees.  

 

 

Management Service Includes: 

 

Quarterly computerized selections 

Consortium member list update prior to each selection 

Enrollment certification letter with each selection 

Individual employee notification forms 

Quarterly Statistical Reports 

(630) 906-1244

©2018 by Rose Gold Publishing, LLC for MOHMS